Двупосочна интеграция с Microsoft Outlook

На Портала е реализирана не просто интеграция, а двупосочна интеграция с Microsoft Outlook. Това означава, че може не просто да се импортират данни от Портала в популярната пощенска програма. Портала и MS Outlook сами между себе си се договарят и внася изменения в персоналните календари, контакти сътрудници и вашите задачи от едната програма автоматично се синхронизират с другата!

синхронизация на персонални календари;
синхронизация на календари на фирмата;
синхронизация на лични контакти;
експорт на няколко календара;
показване на календарите на една мрежа в MS Outlook.
синхронизация на лични задачи;

Синхронизирай с Outlook още сега!
  • Синхронизирай Контакти
  • Синхронизирай Моите задачи
  • Синхронизирай Моя календар

  • В какво е предимството на двупосочната синхронизация?

    Такава синхронизация позволява да държите в актуално състояние данните на Портала и MS Outlook едновременно, например, личните контакти. Пробвайте да го направите още сега самостоятелно и ще прочувствате, колко по-удобно се работи. С какво именно? Да допуснем, че сте на  борда на самолета, и сте решили да планирате множество всякакви срещи, задачи и мероприятия за фирмата. Сега се възползвайте от тази възможност за двустранна синхронизация на календарите с MS Outlook - и вашите решения ще се отразят в календара на Портала! При това без никакво ръчно дублиране на информация, а способите на работа - обичайните и <стари>. Бързо, удобно и много ефективно!

    Започнете със синхронизация на ползващите

    За да поставяте на някого задачи (и да получавате от някого задачи) трябва да добавите "този някого" във вашия MS Outlook. Това се прави много лесно: на страницата Търсене на сътрудник на вашия Портал натиснете на бутона Outlook и всичко става автоматично, вие само трябва да се съгласявате в няколко изскачащи прозореца. И малко да почакате разбира се, ако сътрудниците в компанията са много, докато всички данни се изтеглят...

    След това списъка с вашите сътрудници ще се появи в календара:


    Добавени сътрудници

    Е само изтриването на сътрудници от MS Outlook няма да доведе до изтриването им от Портала: това е привилегия на Администратора на портала.

    Синхронизация на календари с MS Outlook

    Вие можете да синхронизирате календарите в MS Outlook с всеки календар на Портала: своите персонални, календари на сътрудници или общи календари на фирмата. Пробвайте да направите това сега! Отидете на страница с един от календарите, изберете от менюто на действия <Синхронизирай с Outlook> и стартирайте процеса на синхронизация!


    Синхронизирай с Outlook!

    Не обръщайте особено внимания на съобщенията от MS Outlook и просто се съгласявайте с тях, тъй като те в основно имат информативен характер. Например, появява се на екрана въпрос-предупреждение: <Синхоринизиране с Outlook папка "SharePoint" Календар?> - смело натискате бутон <Да>. Защо? Защото интеграцията е извършена в пълно съответствие със спецификацията на корпорация Microsoft и никакви проблеми не може да има!



    По принцип, може да не бързате, а да натиснете в този прозорец <Допълнително...>, където леко да опишете календара.

    Описание на календара

    Какъв е резултата? Във вашия Outlook се появи нов, вече попълнен календар, на мрежата на който са показани всички събития! С какво е удобно това? Да допуснем, вие дълго време сте отсъствали, били сте в командировка, и през това време във фирмата са планирали много и всякакви мероприятия. Не изоставайте от живота - свържете се и синхронизирайте нужните календари със своя Outlook, - и винаги бъдете информиран за събитията.

    Календара е добавен в Outlook!

    Сега синхронизирайте точно така, един след друг, всичките нужни календари на Портала. Покажете тези календари на една мрежа, и календара във вашия Outlook ще изглежда точно така, както календара на Портала!

    Календари в MS Outlook на една мрежа

    Как работи всичко? Да добавим събитие!

    Как работи двустранната интеграция? Добавете ново събитие в календара MS Outlook, и това събитие автоматично ще се появи в календара на Портала! Направете това сега:
    • в мрежата на календара изберете ден на събитието;
    • с двоен клик отворете прозореца за добавяне на ново събитие;
    • попълнете полета Тема, Начало, Край и Описание;
    • натиснете бутон Запиши и затворете;
    • новото събитие се добавя в календара MS Outlook.
    Календари в MS Outlook на една мрежа

    За синхронизация с календара на Портала не трябва да правите нищо - то ще се извърши автоматично, в съответствие с настроената честота на проверка на пощата в Outlook. Хода на синхронизация ще се показва в долния десен ъгъл на програмата.

    А ето го и същото събитие в календара на Портала!


    Точно така вие можете да променяте и изтривате събития - както в календарите в MS Outlook, така и в календарите на Портала. И измененията са двустранно се синхронизират! Сега вече наясно, какво означава: веднага се извършва автоматична синхронизация и събитието се променя или изтрива - в MS Outlook или на Портала.

    Синхронизация на лични задачи

    Сега, без да влизаме в подробности, да пробваме да синхронизираме задачи. Напомняме, че и тази синхронизация ще стане без вашето участие.

    Синхронизация на лични задачи

    Направете всичко според инструкцията:
    • синхронизирайте ползващите (бутон Outlook на страница Търсене на сътрудник);
    • въведете поисканата парола парола по AD (парола за достъп до Портала);
    • списъка на ползващите ще се добави в MS Outlook автоматично;
    • поставете задача на любимия от ползващите със средствата на MS Outlook;
    • MS Outlook ще се свърже с Портала и ще синхронизира задачите.