Сътворението на света във фирмата, с внедряване на Bitrix24

Stepan Ovchinnikov (InterVolga)автор: Степан Овчинников
постоянен линк към статията
превод от руски: Борислав Кирилов


111111.png


Слагането на ред във фирмата е творческа задача. Трябват усилия и върху себе си, и с колегите, нужни са качествени промени. Това е по силите само на волеви и мъдър ръководител.

В статията се разказва, как да се направи това с помощта на Bitrix24. Прочетете Манифест за внедряване на Bitrix24, където накратко са показани основните принципи на работа – “заповеди”.

За опитните администратори и IT сътрудници в големи компании препоръчваме да се изучи качествения (макар и и обемен и сложен) учебен курс за внедряване на портал от 1С-Битрикс

Тази статия описва последователност на стъпките на внедряване на Bitrix24 за 7 стъпки - “дни”. Всяка стъпка — не е по 24 часа, а е по-дълъг период от време, обикновено 1-2 работни седмици.

Ще обсъждаме малка или средна фирма без опит в сериозна автоматизация на бизнес процесите.

Основния ключов тезис е - внедряване на Bitrix24 основано върху конструктивно отношение и трудолюбие на сътрудниците.
Работата с хора – това е любов, а не насилие.

Хаос

А земята беше безвидна и пуста; тъмнина се разстилаше над бездната, и Дух Божий се носеше над водата.

Ако в организацията няма утвърдени бизнес процеси или информационна система (от типа на Bitrix24), в нея цари неорганизираност и хаос. Нещата вървят, но как — не е ясно, без система и общи правила.

  222222.png

Когато процесите станат достатъчно сложни, здравия смисъл и стихийно утвърдените правила са недостатъчни, за да работи всичко добре.

В този момент на ръководителя мъчително не достигат дълбочина на осъзнаване, факти, обратна връзка.
Той знае точно, че хората могат да работят по-добре, но не знае как именно да го постигне.

Нужна е система на работа, утвърдени традиции за ефективно използване на времето. Такава система се създава постепенно, със задължително участие на най-добрите и инициативни сътрудници.

За да започне са нужни прозрачност в работата и намаляване на комуникационните загуби. Трябва светлина, която да озари ставащото и да направи светли умовете.

17f-index-img2.png

Такава светлина става информационната система за колективна работа Bitrix24, която дава възможност процесите да са прозрачни, а недостатъците — очевидни.

След базовото внедряване в Bitrix24 може да се настроят бизнес-процеси и да се създадат собствени добавки за автоматизация именно на вашата работа.

Ден първи. Регистрираме Битрикс24, продаваме идея на отговорните.

Рече Бог: да бъде светлина. И биде светлина.
Видя Бог, че светлината е добро нещо, и отдели Бог светлината от тъмнината.

Като начало трябва да се регистрира облачен портал Bitrix24, да се поканят сътрудници, да се създаде структура и работни групи по отдели.

Ако някой поиска да изхейти внедряването на системата и да намери недостатъци — ще му е лесно да го направи. Правилния път е да се направи, така че всички да са доволни. В крайна сметка поне в началото.

17f-index-img3.png

За да приемат системата и да започнат работа с нея сътрудниците трябва да получат поддръжка от ръководителите, неформалните лидери и от опитните и инициативни колеги.

Как да стане това? Нужно е да се състави списък на тези, с които искате да поговорите предварително. Да изберете 1-2 проблема, актуални за всеки избран, и да му покажете как биха се решили в Bitrix24.

Използвайте презентации, статии, демо версия на системата. Проверявайте сами и убеждавайте колегите. Внедряването на Битрикс със “заповед от горе” е невъзможно. Трябва да се “разпали”. Ще ви е нужда доста воля и търпение.

На редовите сътрудници, като “решавани проблеми” трябва да се демонстрират: забравянето на колегите, неочакваната достъпност на общите ресурси, рождени дни, отпуски, менюто за обяд и т.н.

За ръководителите предимствата са други: вътрешен чат, ежедневни отчети, контрола на работното време, CRM като обща база с клиенти, и, разбира се, проектните задачи с диаграма на Гант.

В сложните случаи (разнороден колектив, съпротивление, много бюрокрация и нива на управление) може от най-лоялните хора да се формира “пробна група”, с която да се тества портала в действие.

17f-index-img4.png

В резултат на първия етап трябва да има регистриран облачен портал, “лидерите на мнение” трябва да знаят за плановете за внедряване и да бъдат настроени позитивно, вие — добре да си представяте бъдещето.

Ден втори. Обща покана и въвличане. Лайкове и задачи.

И рече Бог: да произведе земята злак, трева, що дава семе (по свой род и подобие), и плодно дърво, що дава според рода си на земята плод, чието семе си е в него. Тъй и стана.

На втория етап трябва всички да се поканят в портала, да се разкаже за неговите възможности и да се предложи да се пробва. Покажете удобствата, разкажете за повишената прозрачност, за достъпа “откъдето и да е”.

В началото е нужна позитивна енергия. Bitrix24 е лесна, дружелюбна, бърза, удобна система. Убедете в това хората. Най-добре направете общо събиране на колектива и ги информирайте.

17f-index-img5.png

Използвайте подготвени фрази: “всичко ще бъде записано”, “нищо не се губи”, “след това ще го намерим с два клика”, “телефони и мейли в базата”, “цялата история на клиента”, “всички файлове са достъпни по мрежата”.

Ефективен начин “позитивно” да разкажете за портала е да започнете обсъждане на банкета, ремонта в офиса, подаръка на главния счетоводител или нещо подобно. Анкетите и фото галерията ще помогнат.

Всяка фирма работи по-добре, ако бъде допълнена със система за обратна връзка и осмисляне. Слагайте “лайкове”. Реагирайте на събития. Поддържайте инициативните колеги.

Но не е добре повече от няколко дена да се позволява Битрикс24 да бъде просто “общ чат” за фирмата. Ако се забравите след това ще трябва да се борите с губенето на време, безполезните разговори, излишъка на хумор.

Преминавайте към работата. Дайте своите дребни поръчения, формулирайте Задачи. Показвайте пример за добър стил: разбираемо заглавие, посочен срок, подробности, отговарящ и помощници.

Предизвикайте “верижна реакция”, когато всеки на всеки започне да създава задачи. За целта въведете правилото - “всичко, което трябва да се прави — със задача”. Хвалете за добро формулиране и бързо приключване.

17f-index-img6.png

В резултат от втория етап сътрудниците трябва да ползват чатовете и Активната лента в Битрикс24 за работна кореспонденция, да създават и следят задачи за работните поръчения.

Ден трети. Правила и ограничения. Делим козлите от агънцата.

И рече Бог: да бъдат светила на небесната твърд, (за да осветляват земята и) да отделят ден от нощ и да бъдат знакове и за времена, и за дни, и за години

Сътрудниците могат да са лоялни и мотивирани, мислещи за доброто на фирмата. Те са направо въплътени ангели. “Агънца”. А има и анти настроени, склонни към стачки, егоистични. “Козли”.

17f-index-img7.png

Мъдростта и волята на ръководителя изцяло може да мотивира и превъзпита колегите. Тогава Битрикс24 ще е с най-голяма полза. Тази система може да концентрира и насочи енергията на колектива.

Но ако “козлите” са много, то ръководителите се питат: прозрачността няма ли да навреди  на отношенията и авторитета на ръководството? Ами ако има неудобни въпроси? Няма ли да се надигне вътрешната опозиция?

Това са правилни въпроси. Те могат и трябва да се решат. Работата е там, че портала не създава нова реалност, той повишава скоростта и прозрачността на това, което ВЕЧЕ става.

Всички мисли, обсъждания, дори възмущения, които сега стават в почивките и по коридорите, могат да започнат в портала. Това е полезно за вас. По лесно се работи с негативното, ако го виждаш.

Ако внедряването на портала ускори въвеждането на ред и освобождаването от козлите и невменяемите сътрудници — значи всичко върви в правилна посока, организацията е станала по-здрава, а ефективността по-голяма.

За да се избегне повторение на Хаоса на новото ниво, трябва да въведете и да изисквате спазване на правилата за работа в портала. Добри правила — кратки, логични и справедливи.

Препоръчваме веднага след стартиране на Задачите да се въведе практика за циклични работни отчети на сътрудника пред своя ръководител. Отчета трябва да съдържа концентрат от факти, резултати и важни емоции.

Ползата от отчетите не е толкова в строгия контрол на сътрудниците, колкото в създаването на навика всекидневно да се припомня, какво е направено. Така някой може да се научи да анализира и прави изводи.

Типичен пакет от правила:

  • Общи правила за работа в Bitrix24 (какво трябва да чете и на какво да отговаря всеки)

  • Сфери на отговорност (строги указания, какво и до кого трябва да се адресира)

  • Как да се поставят задачи и какво да се прави, ако на вас са поставили задача

  • Ежедневен отчет. Съдържание, изисквания. Правила за общуване с ръководителя чрез отчета.

Ако “споделите” тази статия в социалните мрежи, ще получите два часа професионална консултация за внедряване на Bitrix24. Подробности в края на текста.

На етапа на въвеждане на правилата трябва да сте строг ръководител. Тояга и морков могат повече, отколкото само морков. Но помнете: с груба сила не може да се внедри Bitrix24.

При създаването на ред действайте разумно, но решително. Веднага щом разберете, какво да се прави – правете. Вие сте най-компетентния, умен и прогресивен човек в компанията. Картите са във вашите ръце.

17f-index-img8.png

Третия етап трябва да приключи с вкарването на ред в чатовете, общо прилагане на задачи и всекидневни отчети. Ръководителите трябва да са най-активните потребители в портала.

Ден четвърти. Групи, CRM и бизнес-процеси

И рече Бог: да произведе водата влечуги, живи души; и птици да полетят над земята по небесната твърд. (Тъй и стана.)

Активната лента, задачите и чатовете са подходящи за комуникация в 80% от случаите. Но в останалите 20% са неудобни. “Написал в чата, поставил задача” – не е панацея. Ще стане обърквация, особено при ръст на обема.

Този въпрос трябва да се реши.  Важното е, че “не влизат” именно тези 20% от работата, които носят 80% от приходите на фирмата – продажби, проектна работа, сложни процеси.

Базовата функционалност в  Bitrix24 позволява да се въведе базов ред. Всички ходят на работа, всички слушат, всички се отчитат. Това е, като да си миеш ръцете. Ефективността на работа започва след това.

Постигането на истинска ефективност може, като се съчетае активна работа (в портала и в реалността) на болшинството от сътрудниците и с широко внедряване на по-сложните инструменти в Битрикс24.

Внедряването на групи, CRM и бизнес-процеси трябва да става с процедурата “тик-так”. В началото “тик” – позитивно послание и въвличане, след това “так” – регламент и контрол.

Групите са нужни в два случая. Първи – създаване на условия за работа на част от колектива над проект. В групата се канят нужните хора, поставят им се задачи, качват се документи. Няма излишни.

17f-index-img9.png

Втория случай е когато са нужни групи – за организиране на комуникацията в отдела, систематизация на процесите в него. Право за създаване на групи трябва да се дава само на ръководители на проекти или отдели.

Когато за всеки проект и отдел се създава група, скоро ще усетите ръст на объркването. Значи е време да се въведат изисквания към управлението на групите в Bitrix24. Какво, къде, как, за какво.

Внедряването на групите приключва, ако всички виждат само тези файлове, съобщения и задачи, които са им нужни, а администрирането на групите и хората не отнема прекалено много време.

CRM в ръцете на опитния ръководител е могъщо средство за подобряване на обслужване на клиентите. Но трябва да се започне с малки стъпки. Първа стъпка – записване на всички клиенти и познаване на състоянието на преговорите по всеки клиент.

17f-index-img10.png

Прилагайте автоматизация: създаване на лидове от писма и форми на сайта, сделки и клиенти от поръчки в интернет магазина, изскачащо инфо за клиента. CRM трябва да върне времето на фирмата, а не да го краде.

Внедряването на CRM става на етапи. Докато фирмата живее и се променя, ще се мени и стила на работата в CRM. Таланта на ръководителя е да постига баланс между гъвкавостта и подредеността.

Управлението на Бизнес-процеси прилича на създаване на парк. Това е превръщане на парцел гора с буйна растителност в място, където е приятно и безопасно. Има два подхода при създаване на парк.

17f-index-img11.png

Английския парк се проектира от архитекта на хартия, след това пречещата растителност се отсича и почиства, прокарват се дълги прави алеи. Парка е готов, красив, скучен. Жалко за дърветата.

Френския парк се създава на два етапа. В началото слагат ред: махат сухите клони, слагат храсти. След това хората утъпкват пътечки, както им е удобно. Остава да се сложат скамейки и указателни табели.

Бизнес процесите трябва да се внедряват по френски. В началото удобна среда, след това фиксиране на ефективни методики. Брадвата не е забранена, но не е единствения инструмент за работа.

Всички въведени от вас по-рано правила (по задачи, CRM, движение на документи) трябва да се постараете да “облицовате” в бизнес процеси. Това не е просто и не е евтино, не е самоцел, но е стратегически вярно.

Четвъртата стъпка по внедряване приключва с преноса на всички неподредени действия в правилните инструменти в Bitrix24. Сътрудници “без хартийки” знаят правилата, реда е постигнат “на твърдо 4”.

Ден пети. Контрол.

Да сътворим човек по Наш образ, (и) по Наше подобие: и да господарува над морските риби, и над небесните птици, (и над зверовете) и над добитъка, и над цялата земя, и над всички гадини, които пълзят по земята.


17f-index-img12.png

“Хората не правят това, което очаквате. Те правят това, което проверявате.” Тези думи на ръководителя на IBM трябва да се използват като ръководство за контрол.

Всяка работа понякога е рутинна и досадна. Дори лоялните и мотивирани сътрудници понякога вървят “по пътя на най-малкото съпротивление”. Самодисциплината “да се прави както трябва” имат малцина.

Това означава, че дори след приключване на базовото внедряване ще ви се наложи да отделяте известно време  за контрол на правилата и разяснителна работа.

Важна особеност има в това, че в Битрикс24 няма никакви средства за автоматизиран контрол и “насочване” на сътрудника по правилния път. Bitrix24 е за възможности, а не за ограничаване. 

Нещо повече, във всеки момент човек може да направи не едно действие, а десетки. Това дава гъвкавост, простор за творчество, възможност да се мисли и да се вземат решения.

Ако във фирмата ви има предимно “агънца”, това повишава ефективността. Ако са много “козлите”, на които трябва да им се заключва всичко максимално, то Битрикс24 не е много подходящ за тях.

Как да контролирате? Контрола трябва да отнема не повече от 5% от времето на контролирания процес. Например, работен отчет за деня не трябва да се чете и коментира повече от 25 минути.

Препоръчва се контрол по метода на “докосването”. Това означава, че вие контролирате работата, без да се гмуркате в нея, а проверявате само факта на приключване и задавате точкови въпроси. Ако е нужно — гмурнете се.

Bitrix24 има редица удобни средства за такъв “бърз контрол”. Това са: панела с работни отчети и време, “броячи по задачи”, броячи в CRM.

17f-index-img13.png

Системата трябва така да се строи, че ръководителя да има оперативна информация във вида “всичко е добре” и възможност бързо да се гмурне и вкара в ред, ако има сигнал за проблем.

Контрола е постигнат, ако всеки прави това, за което отговаря и усеща “контролиращите докосвания”. Постоянния съдържателен контрол “с гмуркане” е изключение.

Ден шести. Заповед за счетоводство, табели и заплати

И създаде Бог двете големи светила; по-голямото светило да управлява деня, а по-малкото светило да управлява нощта, създаде и звездите.


17f-index-img14.png


В организациите често има два центъра на сила. Единия е творчески и инициативен ръководител, буен “разпалващ”. Втория е скучен изпълнителен “зам”, финансист, счетоводител, “бюрократ”.

Ако го няма първия център на властта, организацията няма да расте и да се развива, ако го няма втория – няма да може да функционира устойчиво. Подробно тези мисли са изложени в произведенията на Ицхак Адизес (англ. Ichak Adizes).

Вероятно, четящия тази статия е инициатор на внедряването. Но трябва да се опира на бюрокрацията. Когато всичко започне да работи, трябва да се фиксира реда на “законодателно ниво”.

Трябва да се слепи бюрокрацията във вашата фирма с бюрокрацията на Битрикс24. Това ще е полезно и за двете системи.

Отделно си струва да се каже и за KPI на сътрудниците и отделите. Система за оценка на резултатите по целеви показатели и мотивация в съответствие с тях е модерна и правилна управленска технология.

Същността на технологията и тактиката за внедряването и можете да видите, например, в произведенията на Александр Литягин (Aleksandr Lityagin) (система GOAL, MBO, управление по цели) или от адептите на системите за балансирани показатели.

Остава ни да отговорим на това как да се приложат тези системи с помощта на Bitrix24. Готов инструмент за това няма, налага се да се задействат няколко раздела.

Показател за изработеното време може да се получи от задачите или от отчета на работното време, “работните отчети” са подходящи за отчитане на “частта от зачетените дни”.

Числовите показатели “по продажби”, позвънявания, фактури лесно се следят в полуавтоматичен режим през CRM и нейните отчети.

“Дългите” мисловни задачи “за тримесечие” или “за година” трябва да се поставят като задачи, да се изискват редовни отчети и да се оценяват комплексно, субективно.

Липсата на специален раздел за пресмятане на KPI може да създаде усещане на недостатък в системата. Действително, би било удобно ако имаше такава функционалност.

Обаче от нашия опит при внедрявания знаем, че изискванията на фирмите към KPI системата и “отчети за ръководството” са толкова различни, че никакво “универсално решение” в чист вид няма да работи.

Ако вие активно прилагате формули, средни числови показатели, “над” Битрикс24 трябва да се настрои пресмятане на KPI и заплати в google docs таблици. В ИНТЕРВОЛГА е направено точно така.

Ако повечето KPI не се базира на това, което ВЕЧЕ се пресмята в Bitrix24 — не е нужно тези разчети да се вкарват в системата. Внедряването на Битрикс24 не отменя другите IT системи, но позволява да те се консолидират.

Табелите с отчитане на работното време, KPI, графика за отпуски, утвърждаването на заплатите, утвърждаването на договорите, съхраняването на общи файлове, начисляването на заплати трябва да работят на база Битрикс24.

Как да се направи това е показано по-горе. Нищо ново няма тук. Но фиксирането със “заповед” и задействането на “тежката артилерия” показва, че няма път назад, системата е настроена и вече работи.

Ден седми. Надница, свобода и инициатива

Плодете се и множете се, пълнете земята и обладайте я и господарувайте над морските риби (и над зверовете), над небесните птици (и над всякакъв добитък, над цялата земя) и над всякакви животни, които пълзят по земята. 

17f-index-img15.png

Човека е станал най-могъщото животно именно благодарение на нервната система, мозъка. Това свойство – да чувстваш и правилно да реагираш – трябва да се развива и във фирмите.

Компаниите се управляват от хора. Никакъв робот няма да замени ръководителя, а и не е нужно да се стремим към това. В крайна сметка, вашия продукт е творческата активност на хора, а не болтове М16.

Битрикс24 представлява дългите ръце, чувствителния слух, зорките очи на ръководителя. Това е периферната нервна система на фирмата. Правилно е, ако нейното развитие не води до изключване на главния мозък.

В един момент всичко описано ще работи и при вас. Ще се попитате: а какво след това? Е, на първо време ви поздравявам. Революцията я направихте. Качихте фирмата на най-съвременно ниво.

Това съвременно ниво – не е Bitrix24. Това са вашите сътрудници, тяхната въвлеченост и ангажираност. Именно съвкупната енергия на хората - ”агънца” ще ви доведат до целта. “Козлите” няма да могат да пречат.

В последния, седми ден на сътворението на света във фирмата ми се иска да дам няколко съвета.

За програмистите. Управляването на техничари става само от техни подобни. Само програмист - надрасъл, дозрял до разбиране на интересите на бизнеса, може да управлява такива хора.

Не въвеждайте за програмистите KPI във вид на “количество сорс код” или “брой грешки в модула”. Само “обичайния метод” в вид на потапяне и дълбаене в мозъка (прието е да се нарича “микро мениджмънт”).

Препоръчвам за задълбочаване по темата материали от школата Стратоплан и няколко статии на Игор Ашманов. След това изберете "дорасъл" програмист и поговорете с него за целите на бизнеса.

За счетоводството . KPI за счетоводителя е спокоен сън за директора и липса на глоби, минимизиране на данъци. Не е важно как ще го формализирате, счетоводителя трябва да го разбира.

Обикновено, счетоводството също не се нуждае от автоматизация на управлението, главния счетоводител е способен да реши ВСИЧКИ проблеми по управлението на това доброкачествено новообразование.

За всички останали. Не смесвайте нивата на съзнателност. Ако човек не разбира, че задачата на директора не трябва да се игнорира, там с KPI ако ще и с логаритми не действа. Той трябва да се наказва.

Заключение

И видя Бог всичко, що създаде, и ето, беше твърде добро.

Преди каквато и да било формализация и автоматизация трябва да е човека, неговите желания и мисли, неговите собствени мотиви и вашия диалог с него. Работете с колектива лично и постоянно.

  17f-index-img16.png

ИНТЕРВОЛГА се занимава с внедряване на Bitrix24 портали във всички аспекти: методика, обучение, бизнес-процеси, софтуерни къстомизации.
Търсете ни, помагаме не само с приказки.
Превод: Борислав Кирилов


Помогни! Регистрирай своят безплатен Bitrix24 сега

Всяка регистрация увеличава шанса да получим български превод на Битрикс24.