22.04.2015 Задача: Миграция от SalesForce към Bitrix24 cloud version Free
Регион на клиента: Япония, Токио
Сфера на дейност на клиента: Подбор на работа и човешки ресурси в областта на банки и финанси, индустрия, здравеопазване, IT и телекомуникации, медицина и медицинско оборудване, човешки ресурси и логистика.
Обем на базата данни: 2Gb архив, 29000 контакта с прикрепени около 7000 офис документа, около 8000 компании
Срок на работа: 23 работни дни
Постигнат ранг в Пулс на компанията: 118К

Кой ни потърси
Клиент от Япония се обърна към нас със запитване за миграция от SalesForce към Bitrix24.
Клиентът беше изтеглил своята база данни и нямаше активен акаунт в SalesForce.
Базата данни бе около 2 Gb в архивиран вид.
Клиентът работи в сферата на подбор на персонала.
Какво имахме в началото
Клиентът беше ползвал CRM основно за контакт мениджмънт. Същността Лийдове не се е ползвала активно, както и конвертиране от лийд в контакт.
Основната сложност в проекта бе разнообразието от допълнителни полета за същността Контакт. За всеки контакт трябваше да се определят полетата които биха позволили търсене, филтриране и използване в шаблони на писма. Останалите полета трябваше да бъдат обединени максимално с цел бъдещо опростено и удобно ползване и въвеждане.
Във всеки контакт също така трябваше да има възможност да се добавят различни документи, които да са със същите права за работа, каквито има същността Контакт. Документите трябваше по възможност да са видими в самият контакт и удобно да се отварят в офис приложения.
Какво направихме и съветваме да се прави в процеса
В резултат на анализа бяха добавени над 100 допълнителни потребителски полета в същността Контакт и 5 допълнителни полета за същността Компания.
Миграцията на базата данни започна с Компании, данните за компаниите в БД на SalesForce се намира във файла Account.csv.
 
Импортът в същност Компании е най-добре да се започне с изтегляне на примерния файл за импорт. Можете лесно да го намерите, като започнете импорт линка към него е в първия екран.
Прегледайте всички колони във файла и определете какви допълнителни полета ще бъдат необходими в Компании.
Добавете тези полета в настройките на CRM и отново изтеглете примерния файл за импорт, ако всички необходими колони вече присъстват във файла можете да копирате нужните колони от архивната база данни в подготвяния за импорт файл. Подгответе файла и направете импорт. В процеса на импорт могат да възникнат грешки от несъответствия на формата на дадено поле. Възможно е също така да се наложи да разделите файла на няколко части за да може да мине импорта без грешки заради качването на файла и неговата обработка.
Прегледайте резултата от импорта.

Следва качването на контактите. В базата данни на SalesForce контактите се намират в Contact.csv. Тук има особеност в това, че компанията към която принадлежи контакта е представена не с името, а с ID от таблица Account.csv. За да привържем контакта в Bitrix24 трябва да импортираме в таблицата на контактите самото име на компанията за тази цел трябва да се направи търсене и замяна на ID на компанията с нейното име. След тази операция отново трябва направим операцията с определяне и добавяне на нужните потребителски полета и техния тип. След няколко изтегляния на примерния импортен файл и сравняването му с архивния от SalesForce можем да пристъпим към копиране и заместване на колоните в импортния файл. Процедурата по импорта отново може да се повтори на няколко пъти заради възникнали грешки или заради големината на файла.
 
На финала имаме всички контакти с тяхната привързаност към компанията и всички стандартни и потребителски полета.
В конкретния случай с клиента миграцията се усложни заради прикрепените към всеки контакт файлове на различни документи.
В таблицата с контактите тези файлове имат свое ID в базата данни има папка с файлове без разширения с име самото ID, а във файла има връзката между ID на файла и самото име на файла.
Работата с тези документи се усложни от това, че в имената на файловете имаше символи с различна кодировка и това, че не е предвидена процедура за импорт на такава информация.
Предложих два начина за импорт на файловете към контакта:
- ръчен способ в интерфейса на Битрикс24 се търси контакта и се добавят необходимите файлове - плюсовете на този способ са, че инфото на контакта запазва управляемостта на правата на контакта и органичното показване в екрана.
- автоматизиран - качване на всички нужни документи в Битрикс24 диск и добавяне на линкове към нужните файлове във всеки контакт направо с импорта - плюсове автоматизирано и пакетно, минуси самите файлове нямат правата за работа с контакта в CRM и стават достъпни за всеки от CRM отдела.
Независимо от вида на импорта трябва да се подмени името на файла от папка Attachments с истинското му име и разширение.
Какво получихме на финала
На финала имахме импортирани над 29000 контакта с приложени към тях над 6500 офис документа и над 8000 компании.
И един впечатляващ рейтинг на активност в Bitrix24
 

За SalesForce - Salesforce.com е глобален лидер сред доставчиците на CRM софтуер.
Основана през 1999 г. в Сан Франциско, днес компанията има над 12000 служители в световен мащаб. Salesforce.com разработва социални и мобилни
облачни технологии, които позволяват на бизнеса да поддържа връзка със своите партньори, клиенти и служители по един изцяло нов начин.
Представлявана в България от Некст Консулт - стратегически партньор и риселър на salesforce.com
За Bitrix24 - пълен комплект от инструменти за колективна работа във фирми и организации включващ социална мрежа, чат, видео и аудио разговори, IP телефония, задачи и проекти, документи онлайн, облачен диск за файлове, календари, поща и CRM, управление на персонала и мобилни приложения. Има възможност за наемане на телефонни номера и ползване на SIP телефонни апарати.
За БОРИСЛАВ КИРИЛОВ ЕООД - извършва консултации и внедряване на интранет системи базирани на Bitrix24 поддържа сайта Intranet.bg.

Получете 1 час безплатна консултация за това как да ползвате, внедрите или мигрирате към безплатната версия, като регистрирате своя Bitrix24 сега.

English translation