автор:
Степан Овчинников
постоянен линк към статията
превод от руски: Борислав Кирилов
Как да внедрим Битрикс24? Може ли да се подготвим за тази задача?
Внедряването на всяка система винаги е отговор на някакъв конкретен проблем. Рядко ръководителите и още повече сътрудниците си представят ясно пътя към успеха.
Успешното внедряване на Битрикс24 е базирано на правилната работа с хората.
Ние анализирахме голям брой проекти по внедряване и подготвихме препоръки за успешно внедряване.
Какво е това Bitrix24?
Bitrix24 е вътрешно пространство за съхраняване на данни, обсъждане, приемане на решения и контрол. Ако в организацията няма такова пространство, се губи време за очакване на решения, съгласуване, възникват грешки.
1. Лично запознаване.
Ако сте клиент, задължително вижте презентация и Bitrix24 лично.
Поразителни и разнообразни са заблудите за това, какво има в системата и за какво може да се ползва.
2. Двете задължителни цели.
В резултат на внедряването на Bitrix24 сътрудниците трябва да започнат да работят по-лесно, а ръководството по-лесно да контролира. Без първото — внедряването ще бъде саботирано, без второто — отива по дяволите.
3. Главната полза.
Пренасянето на комуникациите в Bitrix24 повишава прозрачността, оперативността, заздравява връзките.
Възможността за сътрудника бързо да реши конкретна задача, а за ръководителя “с два клика” да разбере “какво става” е главната полза от внедряването.
4. Главният ресурс.
Главният ресурс при внедряването е мъдростта и волята на висшият ръководител.
При липса на мъдрост и воля у висшият ръководител внедряването е обречено.
5. Етапност на внедряването.
Трябва да се започва от лесното и приятното и чак след това да се въвежда контрола: структура на фирмата, вътрешни комуникации, “активна лента”, задачи, дисциплина на изпълнение, работни отчети, отчет на работното време, заповед до счетоводството, автоматизация на бизнес-процесите, разработка на приложения.
6. Обоснованост на нововъведението. “Върнете времето на хората”.
Внедряването трябва да намалява бюрокрацията. “Изгубеното” време трябва да се връща, а ефективността да расте. Нормално е, ако позитивния ефект от всяка стъпка идва след няколко месеца. Не е нормално, ако след внедряването става още по-лошо.
7. Темп на внедряване и стратегия “тик-так”.
Невъзможно е със заповед “От първи този месец” да задължиш всички да работят по-нов начин. “Внедряване по метода на изнасилването” лошо работи при Bitrix24. Сътрудниците трябва да свикнат, да видят ползата, да пожелаят да работят в системата. Внедряването трябва да е на етапи. Всеки етап трябва да включва две стъпки:
- “тик” — въвличане, “продажба на идеи”, начало на използване, позитивни емоции за всички;
- “так” — въвеждане на стандарт, контрол и администриране, леко “затягане на гайките”.
8. Контрол.
Контрола трябва да е периодичен и евтин. В Bitrix24 има много възможности: отчитане на работното време (time management), отчети на сътрудниците, броячи на задачи, CRM фуния. Старайте се да губите по-малко от 5% от времето за контрол.
9. Поръчения и проекти. Дисциплина на изпълнение и отчети по задачи.
За тези, които изпълняват поръчения или работи над проекти, основен инструмент са задачите и работните групи. За техният контрол трябва да се ползват отчети по задачи.
С времето трябва да се формира вътрешна култура, стандарт на работа със задачите.
10. Процесни сътрудници. Работни отчети и отчитане на времето.
Има процесни сътрудници, те изпълняват еднотипови операции. Например, това са счетоводители и програмисти. За тях задачи за всяко действие не са нужни.
За повтарящи се действия трябва да се ползват “шаблони за задачи”, за реформи — “дълги задачи”.
Инструмента за контрол са работните отчети. Ръководителите трябва задължително да дават оценки на отчетите.
С времето трябва да се формира вътрешен стандарт на работния отчет.
11. Бизнес-процеси.
Бизнес-процеси може да се внедряват след въвличане на сътрудниците към постоянна работа в Битрикс24. Най-полезно е всичко да се събере в бизнес-процеси на най-честите и стандартни действия: плащане на фактура, приемане на работа, стартиране на проект, предаване на поръчка и подобни. Трябва да се започва с простите процеси.
12. Отчети за ръководството.
В началото данните от Excel таблици и външни системи трябва да се качват в Активната лента на групата или в работният отчет, като скрийншотове. Това дава възможност да се гледа и обсъжда отчета от всяко устройство, премахва разходите за интеграция и съхранява гъвкавостта.
Ако формата на отчета е утвърдена, а трудоемкостта е висока — може да се мисли за голяма автоматизация.
13. Голяма автоматизация.
Голяма автоматизация е стартиране в Битрикс24 на системи KPI, връзки с производствени показатели, интеграция с външни системи, въвеждане на сложни бизнес-процеси, промяна на CRM.
Такива действия трябва да се планират след въвличане на всички сътрудници и получаване на Главната полза.
В облака за Голяма автоматизация трябва да се прилагат външни приложения.
14. Облак или кутия (self-hosted)?
Облак.
В облака може да се получи Главната полза, да се провери силата на Главният ресурс, да се преминат всички стъпки на Етапността на внедряване, да се въведе Контрол, да се пуснат Бизнес-процеси и да се разработи набор от свои приложения за Голяма автоматизация. За половин година в облака може да се достигнат двете задължителни цели.
Доводите в полза на версията в кутия са малко, и винаги може да се премине от облак към кутия. Обратното — не.
Вместо заключение.
Има една мъдра мисъл, че ако директора не може да управлява фирмата, няма да му помогне никаква програма.
Вярно е и обратното: адекватния мениджър е способен да получи изключително много полза от внедряването на Bitrix24.