Задача: Миграция от SalesForce към Bitrix24 cloud version Free Регион на клиента: Япония, Токио Сфера на дейност на клиента: Подбор на работа и човешки ресурси в областта на банки и финанси, индустрия, здравеопазване, IT и телекомуникации, медицина и медицинско оборудване, човешки ресурси и логистика. Обем на базата данни: 2Gb архив, 29000 контакта с прикрепени около 7000 офис документа, около 8000 компании Срок на работа: 23 работни дни Постигнат ранг в Пулс на компанията: 118К
Кой ни потърси
Клиент от Япония се обърна към нас със запитване за миграция от SalesForce към Bitrix24.
Клиентът беше изтеглил своята база данни и нямаше активен акаунт в SalesForce.
Базата данни бе около 2 Gb в архивиран вид.
Клиентът работи в сферата на подбор на персонала. Какво имахме в началото
Клиентът беше ползвал CRM основно за контакт мениджмънт. Същността Лийдове не се е ползвала активно, както и конвертиране от лийд в контакт.
Основната сложност в проекта бе разнообразието от допълнителни полета за същността Контакт. За всеки контакт трябваше да се определят полетата които биха позволили търсене, филтриране и използване в шаблони на писма. Останалите полета трябваше да бъдат обединени максимално с цел бъдещо опростено и удобно ползване и въвеждане.
Във всеки контакт също така трябваше да има възможност да се добавят различни документи, които да са със същите права за работа, каквито има същността Контакт. Документите трябваше по възможност да са видими в самият контакт и удобно да се отварят в офис приложения. Какво направихме и съветваме да се прави в процеса
В резултат на анализа бяха добавени над 100 допълнителни потребителски полета в същността Контакт и 5 допълнителни полета за същността Компания.
Миграцията на базата данни започна с Компании, данните за компаниите в БД на SalesForce се намира във файла Account.csv.
Импортът в същност Компании е най-добре да се започне с изтегляне на примерния файл за импорт. Можете лесно да го намерите, като започнете импорт линка към него е в първия екран.
Прегледайте всички колони във файла и определете какви допълнителни полета ще бъдат необходими в Компании.
Добавете тези полета в настройките на CRM и отново изтеглете примерния файл за импорт, ако всички необходими колони вече присъстват във файла можете да копирате нужните колони от архивната база данни в подготвяния за импорт файл. Подгответе файла и направете импорт. В процеса на импорт могат да възникнат грешки от несъответствия на формата на дадено поле. Възможно е също така да се наложи да разделите файла на няколко части за да може да мине импорта без грешки заради качването на файла и неговата обработка.
Прегледайте резултата от импорта.
Следва качването на контактите. В базата данни на SalesForce контактите се намират в Contact.csv. Тук има особеност в това, че компанията към която принадлежи контакта е представена не с името, а с ID от таблица Account.csv. За да привържем контакта в Bitrix24 трябва да импортираме в таблицата на контактите самото име на компанията за тази цел трябва да се направи търсене и замяна на ID на компанията с нейното име. След тази операция отново трябва направим операцията с определяне и добавяне на нужните потребителски полета и техния тип. След няколко изтегляния на примерния импортен файл и сравняването му с архивния от SalesForce можем да пристъпим към копиране и заместване на колоните в импортния файл. Процедурата по импорта отново може да се повтори на няколко пъти заради възникнали грешки или заради големината на файла.
На финала имаме всички контакти с тяхната привързаност към компанията и всички стандартни и потребителски полета.
В конкретния случай с клиента миграцията се усложни заради прикрепените към всеки контакт файлове на различни документи.
В таблицата с контактите тези файлове имат свое ID в базата данни има папка с файлове без разширения с име самото ID, а във файла има връзката между ID на файла и самото име на файла.
Работата с тези документи се усложни от това, че в имената на файловете имаше символи с различна кодировка и това, че не е предвидена процедура за импорт на такава информация.
Предложих два начина за импорт на файловете към контакта:
- ръчен способ в интерфейса на Битрикс24 се търси контакта и се добавят необходимите файлове - плюсовете на този способ са, че инфото на контакта запазва управляемостта на правата на контакта и органичното показване в екрана.
- автоматизиран - качване на всички нужни документи в Битрикс24 диск и добавяне на линкове към нужните файлове във всеки контакт направо с импорта - плюсове автоматизирано и пакетно, минуси самите файлове нямат правата за работа с контакта в CRM и стават достъпни за всеки от CRM отдела.
Независимо от вида на импорта трябва да се подмени името на файла от папка Attachments с истинското му име и разширение. Какво получихме на финала
На финала имахме импортирани над 29000 контакта с приложени към тях над 6500 офис документа и над 8000 компании.
И един впечатляващ рейтинг на активност в Bitrix24
За SalesForce - Salesforce.com е глобален лидер сред доставчиците на CRM софтуер.
Основана през 1999 г. в Сан Франциско, днес компанията има над 12000 служители в световен мащаб. Salesforce.com разработва социални и мобилни
облачни технологии, които позволяват на бизнеса да поддържа връзка със своите партньори, клиенти и служители по един изцяло нов начин.
Представлявана в България от Некст Консулт - стратегически партньор и риселър на salesforce.com За Bitrix24 - пълен комплект от инструменти за колективна работа във фирми и организации включващ социална мрежа, чат, видео и аудио разговори, IP телефония, задачи и проекти, документи онлайн, облачен диск за файлове, календари, поща и CRM, управление на персонала и мобилни приложения. Има възможност за наемане на телефонни номера и ползване на SIP телефонни апарати. За БОРИСЛАВ КИРИЛОВ ЕООД - извършва консултации и внедряване на интранет системи базирани на Bitrix24 поддържа сайта Intranet.bg.
Получете 1 час безплатна консултация за това как да ползвате, внедрите или мигрирате към безплатната версия, като регистрирате своя Bitrix24 сега.
Эта запись Живой ленты получена из внешнего источника данных. Чтобы настроить схемы импорта внешних данных, в Панели управления перейдите на страницу «Сервисы -> Внешние источники данных -> Публикация в Живую ленту».
Возможен импорт тремя способами:
запрос RSS-ленты по расписанию,
запрос к веб-сервису по расписанию (модуль «Веб-сервисы» позволяет сгенерировать отчеты для Живой ленты по веб-аналитике сайта и статистике заказов),
POST-запрос со стороны поставщика данных с данными для Живой ленты в полях запроса.
Task: Migration from SalesForce to Bitrix24 cloud version free
Region of the client: Japan, Tokyo
Field of activity of the client: Selection of work and human resources in the field of banking and finance, industry, health, IT, telecommunications, medicine and medical equipment, human resources and logistics.
Volume of database: 2 Gb archive, 29000 contacts with attached about 7000 office documents, about 8000 companies.
Duration of work: 23 working days
Achived rank in the company Pulse: 118К
Who searched us:
Client from Japan approached us with a request for migration from SalesForce to Bitrix24. Customer had drawn its database and had no active account in SalesForce.
The database was around 2Gb in archived form. The client works in the field of staff selection.
What we had at the beginning
The client was using CRM mainly for contact management.
The essence Leads was not used active and conversion of lead in contact.
The main difficulty in the project was the variety of additional fields for Contact. For each contact we had to define fields that would allow search, filter and use templates of letters. The remaining fields should be combined maximum for future simple and convenient use and administration. Each contact had to also be able to add different documents that have the same rights to work, as the Contact. The documents had to be visible if possible in the contact and to open them comfortably in office applications.
What we did and we advise to make during the process
As a result of the analysis there were added over 100 additional custom fields in the Contact and 5 additional fields in company. Database migration started with Companies, data for companies in the database of SalesForce is located in the file Account.csv.
Import in Companies is best to start by downloading the sample file for import. You can easily find it by starting the import link to it in the first screen.
Review all the columns in the file and determine what additional fields will be needed in the Company. Add these fields in the settings of CRM and again download the Sample file for import if all the columns are already present in the file, you can copy the needed columns from the archive database in the prepared for import file. There may also need to split the file into several parts in order to pass import without errors due to uploading the file and its processing.
View the result of the import.
The next task is uploading contacts. In the database of SalesForce contacts are in Contact.csv. There is something special that the company in which belongs the contact is represented not by name but by ID from Account.csv. To cleave the contact in Bitrix24 we need to import in the table with contacts only the name of the company for this purpose it should be done a research and replace the ID of the company with its name. After this operation we should do again operation with identifying and adding the required custom fields and their type. After a few downloads of the sample import file and comparing it with the backup of SalesForce we can proceed to copying and replacing the columns in the import file. The procedure for import again can be repeated several times due to errors or because of the file size.
At the final we have all contacts with their attachment to the company and all standard and custom fields.
In this current case with the client the migration is complicated because of the attached to each contact files of various documents.
In the table with the contacts these files have their own ID in the database there is a folder with files without extensions with the very name which is the ID, and in the file there is relation between the ID of the file and the name of the file.
Working with these documents is exacerbated by the fact that the names of the files had characters of different encodings and that procedure is not provided for import of such information.
I suggested two ways to import files to contacts
- Manual mode in the interface of Bitrix24 the contact is seeked and add the necessary files - the advantages of this method are that the contact info reserves manageability of the rights of the contact and the organic display on the screen.
- Automated - uploading all the necessary documents in Bitriks24 disk and adding the links to the files in any contact directly with imports - the pros are automated and batch, minus the files themselves have the authority to work with contacts in CRM and are available for each of the CRM department.
Regardless of the type of import the file name should be replaced from Attachments folder with his real name and extension.
What we got at the final
The finale we had imported over 29,000 contacts with attached to them over 6,500 office documents and more than 8,000 companies.
And an impressive rating of activity in Bitrix24
For SalesForce - Salesforce.com is the global leader among providers of CRM software.
Founded in 1999 in San Francisco, today the company has over 12,000 employees worldwide. Salesforce.com develops social and mobile
Cloud technologies that allow the businesses to communicate with their partners, customers and employees in an entirely new way.
Represented in Bulgaria by Next Consult - a strategic partner and reseller of salesforce.com
For Bitrix24 - a complete set of tools for collective work in companies and organizations including social networking, chat, video and audio calls, IP telephony, tasks and projects, documents online, cloud disk for files, calendars, mail and CRM, personnel management and mobile applications. There is a possibility of renting phone numbers and use of SIP phones.
Borislav Kirilov Ltd. - performs consulting and implementation of intranet systems based on Bitrix24 supporting the site Intranet.bg.
Get one hour free consultation on how to use, deploy or migrate to the free version by registering your Bitrix24 now.
Социалната компания е нещо повече, от това само да създадеш страница във Facebook и акаунт в Twitter. В Twitter може да пише всеки, а за създаването на истински социален интранет ще са ви нужни невероятна целеустременост, грамотно управление на промените и изключително обмислен подход към реализацията на проекта.
Въпреки че пътя към истинския социален интранет е стръмен и трънлив, самия «маршрут» и някои съставки в корпоративната социална мрежа на места са същите, както и в случая с успешния традиционен интранет.
В социалния интранет технологиите са най-елементарното. Истинските трудности са свързани с осигуряването на заинтересоваността и поддръжката от страна на висшето ръководство и получаването на ресурсите за реализирането.
Основни съставляващи в успешния социален интранет
Поддръжка от ръководството
И така, най-важния фактор е поддръжка от ръководството. Без доброволна и активна поддръжка на силен специален помощник сред ръководителите, който добре да разбира възможностите на социалните технологии, и който изцяло да поддържа тяхното внедряване е нереално да се изгради ефективно социално предприятие и да се организира социален интранет.
Силния поддръжник на социалния интранет в редиците на ръководството е способен да ви помогне в три много важни неща:
Да се оправите с финансирането (парите);
Да изглаждате възникващите конфликти и противоречия (преодоляване на действащите правила и политика);
Внедряване на проекта (управление на промените).
За реализиране на проект за социален интранет в действителността трябва да се спазят минимум два от трите изброени компонента. Един от тези компоненти при всички положения трябва да са парите.
Финансирането е много важен момент, но те не са достатъчни. Помощника от ръководството ще се прояви с пълна сила точно в борбата с корпоративните правила.
Ако компанията с опасения се отнася към идеята за превръщане в социална организация, вътре в нея съществуват разногласия по повод социалните мрежи и няма единно мнение, с какво да се започне (и струва ли си въобще да се започва), силния поддръжник от ръководството (CEO или CIO) е способен да пресече от корен всички съмнения и да ви даде зелена улица.
Без съответната политическа воля на ръководството, възможности да се получи финансиране и да се «победят» съществуващите правила, от социалния интранет ще има много малко полза. Обикновено департамента за вътрешни комуникации и IT-отдела виждат интранета много различно, а HR за тях е въобще от друга планета. Във всяко подразделение има свое виждане по въпроса и приоритети. Силния ръководител, разделящ вашата позиция е способен да сведе всички страни към общ знаменател, ставайки арбитър, който има последната дума.
Ресурси
В началото получавате властта. След това получавате парите. Накрая, вие получавате под свое разпореждане... Хората.
Ако говорим за ресурси е невъзможно да не говорим за пари, но в този случай това не са просто пари, които ще харчим. И така, ще е нужно грамотно да се планира бюджет, хора и инфраструктура.
Под инфраструктура ние разбираме и "софтуер" и "хардуер", с които, като правило има най-малко проблеми. С бюджета и хората всичко е по-сложно. Нашия "ръководител-апологет" ще играе тук ключова роля, въпреки, че не трябва да се забравя и за HR-отдела, който ще се заеме с привличането и оставането на правилните, знаещи хора.
За увереното внедряване на проекта трябва постоянно да се показва реалната ценност на социалния интранет. Да се показва - значи да се следят и измерват бизнес-резултатите във вид на нивото на удовлетвореност на ползващите или ROI, в обемите на продажбите или ръста на въвлеченост. Демонстрирайте на ръководството реалната полза от интранета и то ще ви подсигури с необходимите средства.
Управление на промените
За много компании "социалната организация" е истинска промяна на парадигмата, тъй като това е повече от прости технологии, това е промяна на самите методи, с чиято помощ ние правим бизнес, комуникираме и участваме в съвместната работа.
Почти във всички компании появата на социален интранет провокира фундаментални промени в корпоративните комуникации и бизнес-процесите. Нека степента на промени и нужния обем на управление на промените силно да зависи от типа на организацията, характера на корпоративната култура, предназначението на социалния интранет, програма за управление на промените е необходима във всеки случай. «Е, при нас никой не прави така» - това е много разпространено, буквално инстинктивно изказване на мнозина ръководители по повод работата в корпоративната социална мрежа.
Един от основните проблеми за повечето организации е липсата на успешен опит за работа със социални мрежи или, което е още по-лошо, негативен опит, свързан с тях, стария интранет или уеб-сайта. В такава ситуация идеята за внедряване на социален интранет не предизвиква особен ентусиазъм, за сметка на това пък успешно поражда страх и недоверие. Трябва също да не се подценява естественото ниво на съпротивление към новите технологии и промените в начините на комуникация и бизнес-процесите.
С две думи, управлението на промените при внедряване на социален интранет включва в себе си не само "успешна продажба" причини и цели на правените промени, но и умение да се предвижда и работи с изказаните и неизказаните опасения на сътрудниците. Успешния чейн-менажер [Chain Manager] трябва да намери начини да превърне съпротивата в усилия, насочени към поддръжка на промените.
Вие трябва предварително да предвидите основните страхове и препятствия, а след това грамотно да интегрирате съответните послания и програми във всички комуникации, курсове по запознаване и обучение.
Социален интранет
Независимо от всички обсъждания, реклама и шум около социалните интранети, малцина успяват да изградят истински социален интранет. И само избрани са успели да направят действително социални своите компании.
Според резултатите от «Доклад за състояние на социалните интранети», който бе публикуван през април 2013 година, не повече от 10% от общото количество компании са могли да създадат действащ социален интранет.
Да внесем яснота, че ние разбираме под социален интранет (бел. на редактора - Toby Ward, президент на Prescient Digital Media):
«Интранет, който предоставя разнообразни социални инструменти на преобладаващата част сътрудници или на всички сътрудници в компанията за използването им като средство за съвместна работа с цел взаимен обмен на знания. Социалния интранет може да включва в себе си блогове, уики, форуми, социални мрежи - всякакви комбинации на тези и други инструменти от Web 2.0, а също така частично задействане или използване на функционала на традиционния интранет или главната страница на корпоративния портал».
По признание на самия автор на изказването, това определение не описва напълно цялата структура на социалния интранет и неговия функционал, тъй като социалния интранет – е комплексно и сложно явление. Нещото без което не би могло да има социален интранет, е това да липсва технологията на социалните мрежи.
Не се зацикляйте върху технологиите, получете поддръжка от ръководството, не забравяйте за потребностите на бизнеса, нуждите и опасенията на сътрудниците – и ще успеете!
Община Бургас защити проект по Оперативна програма Административен капацитет и ще внедри социален интранет.
Предварителния анализ на административното обслужване на общината показва редица направления, които могат да се оптимизират значително. Постигането на принципите на добро управление, прозрачност и ориентираност на администрацията към гражданите и бизнеса могат да бъдат подпомогнати значително с внедряването на социален интранет.
По защитения проект със сто процента европейско финансиране вече е стартирана открита процедура за обществена поръчка.
Документацията по процедурата е представена в Агенцията за обществени поръчки и сайта на Община Бургас.
Пълния пакет от документи е на разположение на участниците в процедурата.
Може да бъде изтеглен и от тук.
Община Бургас недвусмислено показва, че европейското финансиране може значително да подпомогне обслужването на гражданите и бизнеса. Използването на такъв съвременен продукт, като социалния интранет дава възможност да се ускори и подобри обслужването и да се повиши въвлечеността на служителите.
Определено, най-полезното бизнес-откритие но началото но XXI век стана осъзнаването, че популярния израз от 90-те «Хората са нашия най-важен актив» се оказа 100% истина.
Дойде време да се преориентира структурата на фирмата и съществуващите процеси към поддръжка и осигуряване на нови възможности за хората. Бизнеса трябва да престане да контролира и ограничава сътрудниците, да ги използва основно за обслужване на процеси и инфраструктура. На смяна на механистичния идеал за ефективна организация дойде хуманистичния идеал.
Най-накрая се доказа това, което всички така или иначе знаеха: неравнодушните работници по-добре изпълняват работата и носят успех на своите работодатели.
Всичко това звучи страхотно. Но такива мащабни промени неизбежно носят след себе си неувереност и дискомфорт за мнозина ръководители и трудности за сътрудниците на компании. Ориентирания към човека бизнес поставя под въпрос някои фундаментални основи на традиционното устройство и функциониране на корпорациите.
Източници на невъвлеченост
Съществуват три основни източника на невъвлеченост, които изнуряват обикновения човек и го карат да прави всичко на принципа «и така ще мине».
1. Работа, която кара да се занимаваш с безсмислици
Това може да бъде неквалифициран труд, в чиито резултати човека абсолютно не е заинтересован или никак не може да му повлияе. Сферата на бързото хранене, работа в завод, доставка на поща – всякакъв вид дейност, автоматизиран или максимално разписан по стъпки. Занаят – това е нещо по-различно, тук има по-голямо значение личното майсторство, а в посочените горе примери - не. Същото се отнася и за всяка работа, където в правилата или процесите има очевидни за работниците пропуски, които, най-вероятно никога няма да бъдат отстранени.
2. Работа, пречеща да се работи добре
От това явление страдат много работници на умствения труд, работници (строители и т.н.), а също и работници от сферата на обслужването (медицински сестри, консултанти). Тези хора имат свои идеи, стремежи, желание да правят всичко качествено, но тяхното ръководство е толкова зациклено за поддържане на статуквото, че да се работи действително добре става практически невъзможно. Трябва да се каже, че фетиша на статуквото е много разпространен и често представлява страничен продукт на административно-командната система на управление. Добра противоотрова на това е системата на лидерството.
3. Работа, пречеща на развитието
Наемате хора и в никакъв случай не им давайте възможност да развиват своите навици и не им разрешавайте да правят и грам повече отколкото това, за което сте ги наели. След известно време ще откриете, че за вас работят добре изглеждащи зеленчуци със стъклени очи. Именно така изглеждат невъвлечените хора, не виждащи перспективи. За застоя може да има множество причини, но приемането на застоя като даденост е предварително губеща стратегия.
Как да не се окажем в ситуации, когато непреднамерено губим невинните души на сътрудниците? Как да създадем компания-утопия?
Дан Пинк нагледно е показал, че естествената мотивация значително превъзхожда външната мотивация («направи това, постигни това») по нещата за достигане на резултати за практически всички типове задачи, освен за съвсем механичните.
Модела на Пинк казва, че въвлечеността (естествената мотивация) в хората се формира, когато в работата присъстват три елемента:
Майсторство - възможност да се демонстрират и постоянно да се подобряват собствените навици;
Автономност - възможност самостоятелно да се решават проблеми и да се вземат решения;
Цел – разбиране, че работата има свое значение като съставна част от нещо общо.
Дан Пинк основно набляга на личността. Остава да разберем, как всичко това може да се приложи в организациите. Някои твърдят, че източниците на въвлеченост за сътрудниците е «взаимоотношенията с прекия началник; вярата във висшето ръководство; чувството на гордост от работата във фирмата». Съгласете се, че това са по-скоро маркери (KPI), а не източници на въвлеченост.
Източници на въвлеченост
1. Цел
Ако аз не вярвам, в това че моята компания допринася някаква полза, моята работа също е безполезна. Значи, аз не ценя своята работа и не влагам особено старание в нея. В резултат - аз съм невъвлечен сътрудник.
Целта с голяма буква «Ц» не се ограничава с «екологичност» или «благотворителност». Голямата корпоративна Цел се състои в разбирането на тези промени, които вие искате да направите в света: да направите хората по-щастливи, по-богати, по-радостни, да им помогнете в работата и така нататък.
Целта трябва да е истинска и достоверна, а не просто грамотно съставена от «Комитета по разработка на корпоративната Мисия». За да се надраснат рамките на малкия бизнес, целта на вашата компания трябва да донася определена история до вашите клиенти, пазара, сътрудниците.
2. Прозрачност и влияние
Вероятно, вие сте намерили своята цел и се стремите към нея, имате маркетинг план, отразяващ тази цел, и план за действие. За да заработи всичко това, ще ви трябва екип, където всеки в пълна степен ще осъзнава, какво прави и какво вълнува ръководството на компанията.
Ако хората не виждат стимули за работа («за какво?») и влиянието на своята работа върху окръжаващия свят, те не могат да са в състояние на въвлеченост. Ако отдела по разработка не знае, над какво сега работи маркетинга, а маркетинга не е в течение на последните разработки на компанията, плана по реорганизация на службата за поддръжка на клиентите, новите експерименти в европейския филиал, последните загуби или ръст на клиентската база, шестте най-важни решения, над които работи целия топ-мениджмънт, то, най-вероятно, тези хора не са особено въвлечени.
Когато хората не знаят, какво става наоколо, те не могат съзнателно да влияят върху резултата. Те не са въвлечени. Под прозрачност се има предвид не толкова интелектуалната и емоционалната емпатия, колкото осведомеността за това, какво става наоколо.
Обратната страна на прозрачността е влиянието. При правилна и достатъчна прозрачност, аз ясно виждам ставащото и разбирам, как моята работа въздейства на всичко това. Аз мога да видя, на кого и как именно помагам. Това има много голямо значение.
3. Взаимозависимост
Когато работим заедно като един екип, ние помагаме един на друг да излезем извън собствените си интелектуални рамки, шлифоваме до идеално състояние идеите на колегите, правим неочаквани открития. Ние се «подобряваме» взаимно един друг. Ние създаваме своеобразен масив на постоянно развиваща се колективна памет, на опита и интуитивното разбиране.
Членовете на такъв екип много сериозно възприемат своята отговорност. При това те могат в пълна степен да се наслаждават над факта, че имат възможността да се облегнат на своите колеги при преодоляването на най-сложните препятствия и довеждането на собствената работа до съвършенство.
Средата, в която процъфтява сътрудничеството, помага да се поддържа колективната и личната енергия, съсредоточеността и фокуса към постигане на целите. За създаване на подобна среда трябва да се осигури равенство и взаимно уважение, водещи към взаимно съпреживяване и любопитство. Те, на свой ред, са способни да внесат необходимия дял от веселие в решаването на работните задачи и проблеми, а също и в съвместните провали и неуспехи.
Ако във вашата компания няма култура на взаимозависимост в работата, вие няма да можете да промените ситуацията с помощта само на технологиите. Въобще и в цялост, такава култура подразбира способност да се обединявате за достигане на определени цели, да се проявява уважение един към друг и да изгражда на тази почва взаимно доверие. Именно доверието позволява да се постига това, за което на първо място са нужни екипите: многократно да се усилват силните страни на колектива и да се нивелират слабостите.
4. Лидерство
Някои смятат, че в бъдеще в организациите всичко ще се основава на стихийността и съвместната работа, без каквото и да било лидерство. Едва ли ще стане така, но, вероятно, ще се измени самата природа на лидерството.
Лидерството има много голямо значение за организациите, и съществуват две неща, които прави добрия лидер: 1) през цялото време комуникира (това води до създаване на прозрачност и въвлеченост на сътрудниците); 2) през цялото време слуша, задава множество въпроси. Уважаеми лидер, ако вие не споделяте с обкръжаващите своите виждания и концепции и не слушате своите подчинени, то вие… се държите неправилно.
Има нещо много важно, което трябва да се помни – вие винаги трябва да сте искрени. Хората изключително ясно усещат, кога се опитват да ги затрупат с неискрени и снизходителни хвалби.
И не забравяйте, че настоящето лидерство е рекурсивно по своята природа. Истинските лидери постоянно учат и поощряват членовете от своята команда да комуникират, да слушат и да задават въпроси.
5. Геймификация?
Геймификацията е тема, която напоследък постоянно се свързва с темата за въвлеченността. В геймификацията има две страни. Първата е манипулативна, втората е формираща позитивни навици.
Болшинството фирми разчитат на първата, въпреки че еднал го осъзнават. Тук се сблъскваме с така наречената «изкуствена въвлеченост» и злоупотреба с количествените показатели. Принуждаването на хората да дават повишени резултати за сметка на манипулации с показателите на производителност – не означава формиране на въвлеченост. Медалите и почетните дъски - са същото нещо, каквото и банкетите. Те не са лоши по своята природа, но сами по себе си не укрепват корпоративния дух. Не е чак да имат вреда (въпреки че може и да се случи), просто те никак не са свързани с източника на проблема.
Формирането на полезни навици е съвсем друго нещо. Тук всичко се базира на други принципи: аз зная, как хората работят, аз зная, как се формират навиците, аз ще използвам това, за да създавам у хората нови навици. Новите навици могат да помогнат при създаването на по-прозрачна среда, ориентирана към открити комуникации, реализация на корпоративна мисия и постоянна съвместна работа. Или, като вариант, те могат да помагат при усвояването на материалите на новите програми за обучение. Новите полезни навици могат да поддържат въвлеченост, но те не могат да създадат въвлеченост там, където я няма.
Геймификацияте не е инструмент за създаване на въвлеченост, това е по-скоро начин за утвърждаване на навици. В общия случай тя е по-подходяща за обучение на прости, механични типове взаимодействия и в никакъв случай не може да се ползва като замяна на по-сериозни типове въвлеченост.
Бележка към акционерите и учредителите
Ние дълго чакахме основателни доказателства, и в резултат теорията все пак се потвърди. Когато на работниците не им е все едно, те работят по-добре, което дава по-високи резултати по всички показатели. Това е графика от доклада на групата Тауърс-Уотсън за 2012 година – само малка частица от впечатляващите свидетелства, събрани през миналата година.
Графиката показва, че компаниите с високо ниво на въвлеченост рентабилността на оперативната печалба е три пъти повече, от тази във фирмите с низка въвлеченост. ТРИ ПЪТИ ПО-ВИСОКА РЕНТАБИЛНОСТ.
Как мислите, какво става с компании, чиято рентабилност е три пъти по-малко, отколкото при конкурентите?
Изследване на подобна тема е провела и компанията на Брус Томкин. Те се заинтересували по този въпрос в рамките на своята работа, посветена на потребителския опит, тъй като не могли да не забележат изключително силното влияние, което оказва въвлечеността на удовлетвореността на клиентите. Бил е предложен добър модел, в който се е наблягало не на показателите, а именно на източниците, и къде е показана връзката между въвлечеността, печалбата и потребителския опит.
Голям и дебел показател
Ако са ви нужни показатели за ефективността (KPI), то въвлечеността е именно това, което ви е нужно.
Ако търсите главен индикатор за производителност, на ключовия показател за успешната работа на управленците, удовлетвореността на клиентите и акционерите, погледнете нивото на въвлеченост.
Въвлечеността е резултат, който може да се постигне, само със спечелване на уважение от страната на сътрудниците, поощрявайки и предоставяйки им всички възможности за съвместно изпълнение на работата, която има реално значение. Вашите сътрудници това е вашия бизнес. Не природните ресурси, инфраструктурата, интелектуалната собственост, каналите за реализация или процесите. Само вашите сътрудници. Уважавайте ги, отчитайте техните потребности, не се дръжте високомерно с тях. Заслужете тяхната въвлеченост и тогава ви очаква успех.
Когато става въпрос за социалните интранет системи и организация на съвместна работа, рано или късно изскача темата за несвързания с работата («неработен») контент. Менажерите и ръководителите на фирми искат да знаят, как да намалят това съдържание до минимум и да получат пълна концентрация на сътрудниците върху работните задачи. Отговор: това е невъзможно. Нещо повече, това не трябва да се прави в никакъв случай. Представете си само, колко писма изпращат хората не по работа един на друг всеки ден. Колко разговора на странични теми. Разбира се, може да се сложат навсякъде камери и микрофони. Или да се чете цялата електронна кореспонденция в компанията.
Въпроса е в това, какво ще даде всичко това? Какво ще получи фирмата, ако превърне хората в роби-зомбита? Хората не са автомати. Хората - са социални същества. Много по-полезно е не да се забранява, а напълно обратно – да се поощрява появата на «неработен» контент в корпоративната мрежа (и не само).
Когато хората имат възможност свободно да взаимодействат и да общуват, те започват да изграждат някакви взаимоотношения. Постепенно между тях възниква доверие. Какво става, когато взаимоотношенията се развиват, а доверието расте? Много просто: хората започват по-ефективно да комуникират, да си споделят идеи, да експериментират, да си сътрудничат, заедно да създават нещо креативно.
Така че нека работниците имат група за тенис на маса, общност на вегетарианци, клуб за домашни любимци. Дайте на хората възможност да създават добри отношения и да се доверят един на друг. Иновационните идеи и новите компании възникват не по време на ритуалното седене зад компютъра, а в процеса на общуване с хората, когато ние говорим за увлеченията си, за това, че ни е действително интересно.
Ние не сме акумулаторни батерии, които може да се свържат към производствено устройство за 8-9 часа, да се пуснат вкъщи за кратко презареждане, а след това отново да се подкарат на работа – да захранват механизмите, и така до безкрайност. Ние не можем така, пък и не сме длъжни. Укрепването на връзките между сътрудниците с помощта на «неработния» контент си струва да се поощрява. Мащабно погледнато, това е жизнено необходимо за успешното развитие на съвместната работа вътре в компанията. Хората не могат и няма адекватно да общуват и да сътрудничат с тези, на които нямат доверие.
Никой не казва, че всичко трябва да се пусне на самотек. Съвместната работа подразбира наличие и на съответните технологии и, на нещо още по-важно - определена стратегия. Просто не забравяйте: доверието, което възниква в хода на «неработните» разговори, може да струва значително повече време, което изглежда изгубено за празни приказки.
Автора на статията, Джейкъб Морган, дава много нагледен пример от собствената си практика. В една нефтодобиваща компания всичко се развивало по описания от нас сценарий. Постоянно нараствал броя на «неработните» разговори и контент. Ръководството сериозно се обезпокоило от проблема и започнало да обмисля контрамерки. И ето една от бригадите отишла на сондаж. В хода на работата било забелязано, че при сондирането в определени райони, работните повърхности на сондите започват да се топят. Тук трябва да се напомни, че става дума за огромни сонди със значителна стойност. Никой не знаел, как да се реши проблема. Благодарение на това, че в този момент сътрудниците в компанията общували свободно, имали доверие един към друг, открито обменяли информация, те намерили вътре във фирмата човек, който им подсказал подходящо решение. В резултат на това компанията икономисала около милиард долара. От тогава въпроса за «неработния» контент в компанията повече не е повдиган.
Внедрявайки интранет система, компании очакват, че тя ще помага на сътрудниците в тяхната ежедневна работа и ще се възприема като естествена цифрова работна среда (Digital Workplace). Представят си интранет системата, като централен елемент на Digital Workplace, свързващ отделните части на организацията в едно цяло.
Ако интранет претендира за водеща роля в цифровата работна среда, той трябва най-малкото да дава осезателна помощ във всяка от шестте изброени по-долу области.
1. Осигуряване на информираност на работното място
На първо място, интранет трябва да ми помага да определя разпределението на действията. С кого и кога трябва да контактувам? Кога ми идва реда да работя, например, кога мога да започна проверка ето на този документ? Нужна ли е някому моята помощ?
За целта интранет трябва да ми съобщава, над какво работят моите колеги. Нещо повече, той е длъжен да подсказва, кой друг се занимава с подобна работа. Така ще мога да намеря информация или хора, които се способни да ми помогнат по-добре да си свърша работата.
Сътрудниците от отдела за вътрешни комуникации много често мислят и дори искрено вярват, че за работата ми е крайно необходимо да чета корпоративните или отрасловите новини. Други причини, за поставянето им на централно място в целия интранет не виждам.
В действителност, за мене това не е особено важно. Въпреки че подобна информация трябва да е лесно достъпна, по-разумно е да се сложи някъде по периферията. Тя не трябва да стои между мен и моята работа.
2. Търсене на нужни хора и знания
Много важна е възможността бързо и лесно да се откриват хората, с които трябва да се взаимодейства. За минимално време да се изясни, кои са тези хора, какво знаят те, къде се намират в рамките на организацията и териториално, над какво работят, с кого работят, как мога да се свържа с тях. За да се избере оптимален начин за взаимодействие, трябва да знам, не са ли заети и какъв от начините за общуване предпочитат.
Когато ми трябва достъп до определени знания, трябва да имам възможност да попитам за това и да дам шанс да се открият тези хора, които имат тези знания. Интранет трябва да ми предоставя възможност да помоля за помощ и да я получа от всеки човек, който иска и може да ми помогне.
3. Обмен на информация
Ако всички започнат да трупат изкараните пари в сейф и да ги пазят там вместо да купуват стоки и услуги, икономиката много бързо ще рухне. Скоростта на оборота, с който парите преминават от ръка в ръка е крайно важна за здравето на икономиката. Ако пестим постоянно нашите пари, скоростта на оборота ще бъде низка.
Същия принцип е верен и по отношение на информацията и компаниите. Ако в рамките на организацията не обменяме наличната информация с тези, които се нуждаят от нея, като организация ние няма да оцелеем.
С други думи, информацията, която не се обменя е безполезна. Знанията, които не се споделят са мъртъв товар. А следователно, интранет трябва да ни позволява лесно да обменяме информация и да дава удобни начини за обмен на знания.
Трябва да имам възможност да обменям всякакъв тип информация, която, по мое мнение, може да бъде ценна за другите. Даже и да не знам, на кого, кога и за каква цел може да потрябва. Ако такива възможности имат само няколко човека в компанията, това няма да даде нищо. Такива възможности трябва да имат всички.
4. Търсене и намиране на информация
Това изискване е очевидно: трябва да имам възможност да намирам нужната за работа информация. Колкото по-бързо мога да я намеря, толкова по-бързо ще си свърша работата. Много важно е да се има достъп до цялата налична информация, при това и от двете страни на корпоративната защитна стена.
За много организации не е така очевидно, по какъв начин аз и много други хора предпочитат да търсят информацията чрез търсене. Иначе не мога да разбера, защо така често функциите за търсене в интранет системите работят така ужасно. Понякога проблема е в самия софтуер, понякога в лошата организация и класифицирането на данни, а понякога – в мърляшкото отношение към поддръжката и усъвършенстването на възможностите за търсене. Най-често всички тези причини участват, просто в различни степени.
Ако ми е дадено добро търсене, с автоматични подсказки, умни филтри и навигация по резултатите в търсенето, аз не бих отделял особено внимание на йерархичните системи за навигация. Класификацията, потребителските тагове, метаданните в съдържанието – всичко това трябва да го има, но само за да ми помага да откривам нужната информация точно тогава, когато я търся, а също и да ме известява, кога се появява потенциално интересна за мен информация.
5. Съхраняване и повторно намиране на информация
Когато попадам на потенциално полезна информация, искам да имам възможност да я съхраня за в бъдеще. Безусловно, искам да я откривам във всеки момент. Честно казано, безразлично ми е, документ ли е, картинка или уеб страница. Нужно ми е да пазя, структурирам и повторно да намирам информацията с помощта на един и същи метод, независимо от типа на контента. И от всяко устройство.
6. Общуване
Общуването е източник и двигател на съвместната работа. Двустранния обмен на информация на реалните съвещания е най-ефективния път за постигане на разбирателство. Това е най-надеждния способ да се синхронизират и координират действия и решения, генериране на идеи и обмен на мълчаливи знания. Въпреки че нищо не може да надмине личното общуване, това не винаги е практично и удобно, особено когато трябва да се работи с хора, намиращи се в друг град или друга държава.
Традиционния и доминиращ стил на комуникация в интранета е широко транслиране на корпоративни съобщения към персонала. Предаденото съобщение се смята за истина от последна инстанция и не предполага никакви обсъждания. За общуване по работа хората прибягват до реални съвещания, телефонни разговори и електронна поща.
От интранета, който трябва да ми помага във всекидневната работа, аз искам възможност да публикувам и съхранявам информация за общуването с колегите. Искам да общувам открито, а не да пазя информация в електронни писма, телефонни разговори, или съвещания, които са недостъпни за никого освен за непосредствените участници.
Когато говорим за счетоводно обслужване си представяме - да занесем фактурите (покупки и продажби) до счетоводителя, той да си свърши работата, да ни даде декларации за подпис и да ги подаде в данъчното.
При дистанционното счетоводно обслужване носенето на хартия и полагането на подпис става излишно.
Как да го направим реалност?
До 11 клиента можем да го направим абсолютно безплатно - регистрираме свой портал Битрикс24 (интерфейса е на английски, руски и немски).
Каним клиентите, които са готови да работят дистанционно за участие в портала.
За всеки нов клиент създаваме работна група и така получаваме работна среда с възможност за обмен на документи, съобщения и задачи.
Клиента праща периодично образи на своите фактури (покупки и продажби), ако фактурите са на хартия могат да се сканират или просто да се снимат с телефон. Счетоводителя обработва документите и връща декларациите за подаване (ако не ги подава самостоятелно).
Какво печелим - защитена среда за обмен на документите, клиента винаги може да изпраща и получава своите документи без ограничение на място и време, могат да се създават календари и напомняния за важните срокове и дати.
Самата система изключително лесно и бързо се интегрира в съществуващ сайт на счетоводната къща - достатъчен е един линк.
Какво правим след единадесетия клиент - вече сме натрупали опит за работа в портала и разбираме, че портала е за вътрешна организация на работата и е добре клиентите да получат своя външна част от него - Екстранет.
Тази версия на портала е вече платена и струва 99 долара на месец.
Съществуващите групи на клиентите трябва да се преобразуват в Екстранет групи (с натискане на един бутон).
Тук няма никакво ограничение за количеството клиенти, всеки клиент може да изпраща своите документи това пести и неговото време и времето за обслужване, и значително намалява риска от загуба на важни документи.
Вътрешната част на портала остава собствена работна среда с възможност за пълноценно общуване и обмен. Служителите могат да работят не само в офиса, но отдалечено от дома или дори от мобилния си телефон.
Смятате, че дистанционното счетоводство все още не е необходимост - погледнете своите конкуренти, те вече са направили собствени скъпи разработки за обмен на документи с клиентите.
С мобилното приложение вече могат да работят както ползващите Bitrix24 така и собствениците на самостоятелния продукт Bitrix Intranet. Мобилното приложение е разработено за iOS и Android. Функционала на приложението е допълнен с възможности за управление на задачи и работа с файлове. Благодарение на новата фирмена технология Push & Pull в мобилното приложение са достъпни push-уведомявания в реално време за най-важните събития. Нещо повече, Вие ще получите push-уведомявания, даже ако затворите мобилното приложение - използвайте Bitrix Cloud Messaging - обща услуга за push-уведомявания за iOS и Android.
Десктоп приложение
Разработена е нова версия на десктоп приложението за интранет портала с подобрен интерфейс. Сега с това компютърно приложение заедно с ползващите операционна система Windows могат да работят и тези, които предпочитат система Mac OS X. С новото десктоп приложение Вашата организация получава замяна на всички традиционни месинджъри - собствена корпоративна система за обмен на моментални съобщения - корпоративен бизнес-месинджър.
Изтеглете десктоп приложението за Windows или Mac още сега:
Новата услуга «Публични файлове» позволява на компаниите да отварят достъп до избрани файлове за «външни» ползващи. При това, разбира се, се съблюдават изискванията за безопасност – достъпа да тези файлове по оформените линкове може да се ограничи по време и да се защити с парола. Включвайки услугата, вие можете завинаги да се откажете от използването на външни ресурси за съхраняване на файлове. Освен това, ползването на услугата намалява натоварването на корпоративните пощенски сървъри.
Разширена функционалност на CRM
CRM вече е удобен инструмент не само за управление на сделки, но и за организация на работата на менажера, свързан с продажбите или комуникацията с партньорите. В обновения модул CRM менажера има всички необходими инструменти за планиране на своята работа и оценка на ефективността. Менажера може да извършва цялата работа в една програма: да вижда планираните за деня дейности, да създава/преглежда и редактира сделки, да води кореспонденция и да звъни на клиенти. За всички промени в дейностите, направени от ръководителя или отговарящите за това колеги, менажера получава оповестявания.
«Облачен» бекъп
Собствениците на продукта могат безплатно да правят «облачен» бекъп - да съхраняват копие на своя портал в облачната инфраструктура «1С-Битрикс» и да правят това със средствата на системата. Всички данни на ползващите, които се съхраняват в «облака», се шифроват с ключ на администратора на портала. Използвания ключ никъде не се съхранява, включително и на сървърите на компания «1С-Битрикс». Така даже сътрудници от компанията-разработчик нямат достъп до бекъпите на данните на своите клиенти. И това осигурява надеждна защита на данните от външно проникване.
Интеграция със социалните мрежи
НОВО за активните потребители на социалните мрежи. Вече може портала да се свързва със социалните мрежи така, че при посочване от ползващия на собствения туитер-акаунт в профила в «Активната лента» се прехвърлят съобщения с определения хаштаг от туитера. Също така, при желание, от портала в социалните мрежи ползващите могат да споделят информация за продължителността на работния ден, броя но изпълнените за деня задачи и за проведените срещи.
Значки за награда
Нов елемент за мотивация на сътрудниците са значките . Колегите могат да благодарят един на друг, като раздават и събират значки, а ръководителя да отбележи добрата работа на подчинения, като избере за него «награда». Иконката веднага попълва неговия капитал. Вече всички във вашата компания са в течение, кой днес е № 1.
Анкети
Всеки сътрудник може да създава анкети на портала с всякакъв брой варианти на отговори. Анкетите се публикуват в «Активната лента», където всеки, до когото е адресирана, може да избере един от предлаганите отговори. Това е много удобен инструмент за бързо получаване на обратна връзка от сътрудниците, особено в големи организации.
«Жив» портал (Push & Pull)
Цялото общуване в служебния портал става в действителност «живо». Вие моментално получавате IM съобщения от колегите - в десктоп и мобилното приложение, а също в уеб-месинджъра на портала. Отговорите и коментарите към съобщенията на портала «идват» веднага, след като са написани. В мобилното приложение вие виждате реални, «живи» задачи - и списъци, и подробности. Повишава се интерактивността на цялото общуване на портала модул Pull.
Режим «Голяма компания»
Вие можете да натиснете бутона «Не следи повече» и да се «отпишете» от съобщенията с ненужна тематика. И вече няма да видите в «Активната лента» ненужни и неинтересни именно за Вас съобщения. Режима «Голяма компания» намалява «шума», особено за ръководителите. Позволява да се следят главните въпроси. Може да бъде включен за цялата компания, или да бъде избран индивидуално от сътрудника.
Еталонно обкръжение
За да публикувате служебния портал вътре в своята организация Ви препоръчваме използването на безплатната «Виртуална машина 4.2» с настроена еталонна среда за коректна работа на интранет портала. «1C-Битрикс: Виртуална машина» е готова за ползване: безплатна, бърза, мащабируема, може да се постави в корпоративен облак (private cloud).
Ново обучение
Обучението излиза от «дървената» структура, и най-главното изменение е в тази насока - «свободни» уроци, глави, курсове. Всеки урок, глава вече могат да бъдат присъединени към всеки курс. Един курс може да влиза в друг. Промените засегнаха и правата за достъп до курсове и глави. Една страница на урока може да се «залепи» много пъти към произволни глави и курсове. Вече вие няма да копирате една и съща страница много пъти - край на дублирането на информация! Скоростта на работа и комфорта при създаването и обновяването на курсове значително се повишават.
Bitrix Intranet 11.0 - решението за формиране на единно информационно пространство (Интранет и Екстранет) – получи цяла серия от обновявания и нови функционални възможности.
Появи се сервиза «Имам идея?»
Той позволява на сътрудниците да изказват идеи за подобряване на бизнеса и цялата компания. Всеки сътрудник може да предложи своя идея за развитие на бизнеса на компанията, да оцени идеи на свои колеги, да ги коментира.
Добавен е инструмент «Харесва ми», подобен на бутона популярен в социалните мрежи
Всеки сътрудник може да гласува за съобщение, документ или коментар с бутона «Харесва ми». Подобен инструмент позволява да се оценява корпоративния контент според ценността на информацията, помага бързо да се откриват най-релевантните на търсенето записи, файлове или задачи.
Нова интерактивна «Жива лента»
Обединява всички вътрешни и външни услуги на компанията в единен инструмент за информиране и работа. Тя е интегрирана със задачите, работните отчети, «Харесва ми», с отворения API (REST, SOAP) за външни данни от «1С» и всякакви други информационни системи.
Повишено е качеството на социалното търсене
Търсенето вече отчита разстоянието между думите, пунктуацията, а също и значимостта на контента. На релевантността на търсенето влияе мнението на сътрудниците от компанията – при показване на резултатите от търсенето се отчита рейтинга на документа, съобщението или коментара.
Подобрена е функцията «Проекти и Задачи 2.0»
Сервиза позволява да се отчитат разходите на време и други ресурси за изпълняване на задачите в рамките на проекта. Той може да се интегрира с календарите, в него може да се създават диаграми на Гант, да се ползва механизъм за делегиране, да се поставят задачи в Екстранет за работа с партньори и клиенти.
Добавен е инструмент «Събрания и оперативки»
Позволява многократно да се повиши ефективността от проведените вътрешни срещи. Включва в себе си възможност да покана на участници, автоматично разпращане на дневния ред на срещите, поставяне на времето на събранието в личните календари, разпращане на резултати от обсъждането, поставяне на задачи в след съвещанието.
Нов инструмент «Автоматизирана отчетност»
Появи се «Универсален конструктор за отчети»
Този инструмент позволява на сътрудниците сами да конструират отчети за различни обекти и в бъдеще многократно да ги използват; първата интеграция е направена с проектите и задачите.
Подобрена е CRM - системата за работа с клиенти
Нова система за разпределение на правата за достъп (по всички елементи, свойства, статуси), интегрирана е със задачите, бизнес-процесите, пощата; нов импорт на данни, разпращане на пощенски съобщения, открит REST API за автоматично създаване на лидове в CRM.
Нова концепция за правата на достъп до документи, персонални файлове и списъци
Добавена е възможност да се определят права върху документи и елементи в списъци в съответствие със структурата на компанията (на отдела или сътрудника).
Нова мобилна версия на корпоративния портал
Позволява на мобилните ползващи да работят с «живата лента», да пишат в микроблог, да коментират, да работят с документи, задачи, да получават и изпращат съобщения, да започват работния ден; реализирана е с използване на HTML5, работи на Android, iOS, WindowsPhone7.
И други изменения и подобрения.
Нови модули (Оперативки и събрания, Модул за организация и провеждане на оперативки и събрания, Менажер на идеи, Конструктор на отчети, Създаване и генериране на отчети, Импорт на данни от външни източници, Инструменти за импорт на данни в системата от външни източници) включени са в продукта, започвайки от редакция TeamPace Edition.
Ползващите продукта Bitrix Intranet с активна техническа поддръжка могат безплатно да преминат към новата версия с помощта на технологията за обновяване SiteUpdate.
