Съвременните интранет системи: какво трябва да могат?
28.05.2013
Внедрявайки интранет система, компании очакват, че тя ще помага на сътрудниците в тяхната ежедневна работа и ще се възприема като естествена цифрова работна среда (Digital Workplace). Представят си интранет системата, като централен елемент на Digital Workplace, свързващ отделните части на организацията в едно цяло.
Ако интранет претендира за водеща роля в цифровата работна среда, той трябва най-малкото да дава осезателна помощ във всяка от шестте изброени по-долу области.
1. Осигуряване на информираност на работното място
На първо място, интранет трябва да ми помага да определя разпределението на действията. С кого и кога трябва да контактувам? Кога ми идва реда да работя, например, кога мога да започна проверка ето на този документ? Нужна ли е някому моята помощ?
За целта интранет трябва да ми съобщава, над какво работят моите колеги. Нещо повече, той е длъжен да подсказва, кой друг се занимава с подобна работа. Така ще мога да намеря информация или хора, които се способни да ми помогнат по-добре да си свърша работата.
Сътрудниците от отдела за вътрешни комуникации много често мислят и дори искрено вярват, че за работата ми е крайно необходимо да чета корпоративните или отрасловите новини. Други причини, за поставянето им на централно място в целия интранет не виждам.
В действителност, за мене това не е особено важно. Въпреки че подобна информация трябва да е лесно достъпна, по-разумно е да се сложи някъде по периферията. Тя не трябва да стои между мен и моята работа.
2. Търсене на нужни хора и знания
Много важна е възможността бързо и лесно да се откриват хората, с които трябва да се взаимодейства. За минимално време да се изясни, кои са тези хора, какво знаят те, къде се намират в рамките на организацията и териториално, над какво работят, с кого работят, как мога да се свържа с тях. За да се избере оптимален начин за взаимодействие, трябва да знам, не са ли заети и какъв от начините за общуване предпочитат.
Когато ми трябва достъп до определени знания, трябва да имам възможност да попитам за това и да дам шанс да се открият тези хора, които имат тези знания. Интранет трябва да ми предоставя възможност да помоля за помощ и да я получа от всеки човек, който иска и може да ми помогне.
3. Обмен на информация
Ако всички започнат да трупат изкараните пари в сейф и да ги пазят там вместо да купуват стоки и услуги, икономиката много бързо ще рухне. Скоростта на оборота, с който парите преминават от ръка в ръка е крайно важна за здравето на икономиката. Ако пестим постоянно нашите пари, скоростта на оборота ще бъде низка.
Същия принцип е верен и по отношение на информацията и компаниите. Ако в рамките на организацията не обменяме наличната информация с тези, които се нуждаят от нея, като организация ние няма да оцелеем.
С други думи, информацията, която не се обменя е безполезна. Знанията, които не се споделят са мъртъв товар. А следователно, интранет трябва да ни позволява лесно да обменяме информация и да дава удобни начини за обмен на знания.
Трябва да имам възможност да обменям всякакъв тип информация, която, по мое мнение, може да бъде ценна за другите. Даже и да не знам, на кого, кога и за каква цел може да потрябва. Ако такива възможности имат само няколко човека в компанията, това няма да даде нищо. Такива възможности трябва да имат всички.
4. Търсене и намиране на информация
Това изискване е очевидно: трябва да имам възможност да намирам нужната за работа информация. Колкото по-бързо мога да я намеря, толкова по-бързо ще си свърша работата. Много важно е да се има достъп до цялата налична информация, при това и от двете страни на корпоративната защитна стена.
За много организации не е така очевидно, по какъв начин аз и много други хора предпочитат да търсят информацията чрез търсене. Иначе не мога да разбера, защо така често функциите за търсене в интранет системите работят така ужасно. Понякога проблема е в самия софтуер, понякога в лошата организация и класифицирането на данни, а понякога – в мърляшкото отношение към поддръжката и усъвършенстването на възможностите за търсене. Най-често всички тези причини участват, просто в различни степени.
Ако ми е дадено добро търсене, с автоматични подсказки, умни филтри и навигация по резултатите в търсенето, аз не бих отделял особено внимание на йерархичните системи за навигация. Класификацията, потребителските тагове, метаданните в съдържанието – всичко това трябва да го има, но само за да ми помага да откривам нужната информация точно тогава, когато я търся, а също и да ме известява, кога се появява потенциално интересна за мен информация.
5. Съхраняване и повторно намиране на информация
Когато попадам на потенциално полезна информация, искам да имам възможност да я съхраня за в бъдеще. Безусловно, искам да я откривам във всеки момент. Честно казано, безразлично ми е, документ ли е, картинка или уеб страница. Нужно ми е да пазя, структурирам и повторно да намирам информацията с помощта на един и същи метод, независимо от типа на контента. И от всяко устройство.
6. Общуване
Общуването е източник и двигател на съвместната работа. Двустранния обмен на информация на реалните съвещания е най-ефективния път за постигане на разбирателство. Това е най-надеждния способ да се синхронизират и координират действия и решения, генериране на идеи и обмен на мълчаливи знания. Въпреки че нищо не може да надмине личното общуване, това не винаги е практично и удобно, особено когато трябва да се работи с хора, намиращи се в друг град или друга държава.
Традиционния и доминиращ стил на комуникация в интранета е широко транслиране на корпоративни съобщения към персонала. Предаденото съобщение се смята за истина от последна инстанция и не предполага никакви обсъждания. За общуване по работа хората прибягват до реални съвещания, телефонни разговори и електронна поща.
От интранета, който трябва да ми помага във всекидневната работа, аз искам възможност да публикувам и съхранявам информация за общуването с колегите. Искам да общувам открито, а не да пазя информация в електронни писма, телефонни разговори, или съвещания, които са недостъпни за никого освен за непосредствените участници.
